はじめに
こんにちは、東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤です。
皆さんは領収書をどうやって保管していますか？時間と手間をかけて日付順にノートに貼り付けたりしていませんか？
今回は、領収書を簡単に整理して保管する方法を解説したいと思います。
伝統的な領収書の整理保管方法
伝統的に昔からよくやられている領収書の整理保管方法がノート貼り付け方式です。領収書の保管方法について税理士に聞くと、教えてもらうことが多い方法でもあります。
具体的な手順は、
- のり、ノートを用意します
- 経理処理が終わった領収書を日付順にノートの上から順番に貼り付けていきます
以上です。
文章にするととても簡単ですね。
でも、実際にこの作業をやっている方は分かると思いますが、とても面倒なんです。
簡単手間いらずな領収書の整理保管方法
そこでオススメしたいのが、簡単手間いらずな領収書の整理保管方法であるファイル方式です。この方式は毎月の領収書の数が50枚を超えるなど、ある程度のボリュームがある場合に最適です。
具体的な手順は、
- ルーズリーフバインダーに綴ることができる穴あきクリアポケットファイルを用意します。1か月あたり3枚、1年あたり12か月×3=36枚使います。1月あたりファイルを3種類に分けているのは、現金払い、銀行振込払い、クレジットカード払いの別に保管するためです。
- 経理処理が終わった領収書を月ごとに支払い方法に応じて3種類のファイルに入れます。
以上です。
ノートに貼り付ける必要はありません。ファイルに入れるだけで終わりです。支払い別に3種類にファイルを分けているので、経理処理の間違いも防止できますし、税理士もチェックしやすくなっています。
なぜ領収書を保管するのか
伝票を書いたり、会計ソフトに入力するなどの経理処理が済んでしまえば、領収書をあらためて見ることは少ないと思います。
それではなぜ領収書を保管しないといけないのでしょうか。それは税務調査のためです。とは言っても税務調査において、調査官がいきなり領収書を調べるわけではありません。まずは会計帳簿を見て、そこに書いてある事項について、さらに細かく調べたいと思った時に領収書まで調べるのです。
領収書の保管状態が悪くて、お目当ての領収書がなかなか見つからないような場合は、調査官に悪い印象を持たれてしまいます。領収書の管理がちゃんとできていないのだから経理の間違いも多いはず、よし、細かく調査しよう、といった流れになるかもしれません。
領収書の保管は、日常業務の手間と、税務調査に耐えうるレベルのバランスを考えて行う必要があります。
1年分の領収書をダンボールに入れっぱなしで保管していては、日常業務は楽ですが、税務調査では痛い目にあうかもしれません。
逆に、領収書を1枚ごとに丁寧にノートに貼り付けておけば、税務調査において調査官は楽できますが、日常業務では手間が掛かり過ぎます。
その間をとった方法がファイル方式の保管方法なのです。
おわりに
顧問の税理士に言われたとおり、律儀に領収書を日付順にノートに貼り付けて保管している会社さんはけっこうあると思います。貼り付け作業を税理士本人が行うわけではありませんが、実際に作業を行う方にとっては、大変な手間がかかる作業ですよね。業務の正確さを求める税理士は多いですが、業務の効率を考える税理士は少数派かもしれません。
税理士を選ぶ際は、正確さはもちろんのこと、効率も考えてくれる税理士を見つけてください。
最後まで読んで頂きましてありがとうございます。
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東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤でした。