はじめに

こんにちは、東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤です。

皆さんは領収書をどうやって保管していますか？時間と手間をかけて日付順にノートに貼り付けたりしていませんか？
今回は、領収書を簡単に整理して保管する方法を解説したいと思います。

 

伝統的な領収書の整理保管方法

伝統的に昔からよくやられている領収書の整理保管方法がノート貼り付け方式です。領収書の保管方法について税理士に聞くと、教えてもらうことが多い方法でもあります。

具体的な手順は、

1. のり、ノートを用意します
2. 経理処理が終わった領収書を日付順にノートの上から順番に貼り付けていきます

以上です。

文章にするととても簡単ですね。
でも、実際にこの作業をやっている方は分かると思いますが、とても面倒なんです。

 

簡単手間いらずな領収書の整理保管方法

そこでオススメしたいのが、簡単手間いらずな領収書の整理保管方法であるファイル方式です。この方式は毎月の領収書の数が50枚を超えるなど、ある程度のボリュームがある場合に最適です。

具体的な手順は、

1. ルーズリーフバインダーに綴ることができる穴あきクリアポケットファイルを用意します。1か月あたり3枚、1年あたり12か月×3=36枚使います。1月あたりファイルを3種類に分けているのは、現金払い、銀行振込払い、クレジットカード払いの別に保管するためです。
2. 経理処理が終わった領収書を月ごとに支払い方法に応じて3種類のファイルに入れます。

以上です。

ノートに貼り付ける必要はありません。ファイルに入れるだけで終わりです。支払い別に3種類にファイルを分けているので、経理処理の間違いも防止できますし、税理士もチェックしやすくなっています。

 

なぜ領収書を保管するのか

伝票を書いたり、会計ソフトに入力するなどの経理処理が済んでしまえば、領収書をあらためて見ることは少ないと思います。

それではなぜ領収書を保管しないといけないのでしょうか。それは税務調査のためです。とは言っても税務調査において、調査官がいきなり領収書を調べるわけではありません。まずは会計帳簿を見て、そこに書いてある事項について、さらに細かく調べたいと思った時に領収書まで調べるのです。

領収書の保管状態が悪くて、お目当ての領収書がなかなか見つからないような場合は、調査官に悪い印象を持たれてしまいます。領収書の管理がちゃんとできていないのだから経理の間違いも多いはず、よし、細かく調査しよう、といった流れになるかもしれません。

領収書の保管は、日常業務の手間と、税務調査に耐えうるレベルのバランスを考えて行う必要があります。

1年分の領収書をダンボールに入れっぱなしで保管していては、日常業務は楽ですが、税務調査では痛い目にあうかもしれません。
逆に、領収書を1枚ごとに丁寧にノートに貼り付けておけば、税務調査において調査官は楽できますが、日常業務では手間が掛かり過ぎます。

その間をとった方法がファイル方式の保管方法なのです。

 

おわりに

顧問の税理士に言われたとおり、律儀に領収書を日付順にノートに貼り付けて保管している会社さんはけっこうあると思います。貼り付け作業を税理士本人が行うわけではありませんが、実際に作業を行う方にとっては、大変な手間がかかる作業ですよね。業務の正確さを求める税理士は多いですが、業務の効率を考える税理士は少数派かもしれません。
税理士を選ぶ際は、正確さはもちろんのこと、効率も考えてくれる税理士を見つけてください。

最後まで読んで頂きましてありがとうございます。
その他の税金や節税、起業などについては情報の一覧をご覧ください。

東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤でした。

はじめに

こんにちは、東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤です。

今回は、手書きの伝票を廃止して、経理業務を効率化することを提案したいと思います。

 

手書き伝票を採用している会社は多い

フリーランス、個人事業主、中小企業、中堅企業、大企業と規模にかかわらず、手書きの会計伝票はいまだに多くのところで採用されています。統計を取ったわけではありませんが、私の実感としては8割近くの会社さんで手書き伝票が日々作成されているように感じます。

 

手書き伝票の業務

手書き伝票を採用している場合の経理業務の流れは、こうなります。

1. 領収書や請求書などをもとに、伝票を手書きで作成する
2. 作成された手書き伝票をもとに、会計ソフトに入力する

1つの情報について、伝票の作成、会計ソフトに入力と手間を2回かけていることになりますね。

 

手書き伝票を廃止する方法

手書き伝票を廃止する方法は難しくありません。領収書や請求書などから、手書き伝票を経由しないで、会計ソフトに直接入力すればいいのです。

手書き伝票を廃止した場合の経理業務の流れは、こうなります。

1. 領収書や請求書などをもとに、会計ソフトに入力する

1つの情報について、手間をかける回数は、会計ソフトに入力する1回だけで済みます。たったこれだけのことですが、これだけでかなりの経理業務効率化につながります。

 

なぜ手書き伝票を廃止できないのか

多額の費用や追加の人員などが必要となるわけではないのに、なぜ手書きの伝票を廃止できないのでしょうか。理由は2つ考えられます。

1つは、会計ソフトに入力した根拠となる資料を残しておきたいためです。

根拠となる資料は手書き伝票でないといけないのでしょうか。いまの会計ソフトは優秀なので、クリック1つで、入力したデータについて伝票形式という手書き伝票と変わらない形でプリントすることができます。心配であれば、伝票形式でプリントしたものを保管しておけば済みます。
そもそも、会計ソフトに入力した後に、手書き伝票を見る機会はいままでどれくらいありましたか。もし手書き伝票がなかったら困ったケースはどれくらいありましたか。加工途中の情報である手書き伝票は、なかったとしてもさほど困らないと思います。会計ソフトに入力されたデータをチェックしたい場合は、伝票を確認するよりも請求書や領収書などを確認した方が正確ですね。

もう1つは、単にその業務が習慣になっているためです。

1度決められた業務というのはなかなか廃止できないものです。その業務を行っている本人にとっては自分の存在意義にも関わってくるので、業務を廃止されては困ると考える人も少なくありません。その逆に、現場ではムダな業務を廃止したいと考えているのに、上がイヤな顔をする、認めてくれないというパターンも多くあります。
業務改善、業務効率化を行う場合は、下の意見も聞きつつトップダウンで実行していくのが良いと思います。

 

おわりに

税理士とのやりとりが毎月のルーチン作業になっていませんか。良い税理士とは、今回の手書き伝票の廃止による経理業務の効率化など、いろいろな提案をしてくれる税理士です。格安顧問料の税理士だとなかなかそこまではやってくれませんが、税理士に世間相場程度の顧問料を支払っているならば、顧問税理士にこのように聞いてみてください。｢うちの会社の経理をもっと効率化したいのだけど何か良い案ある？｣

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東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤でした。

はじめに

こんにちは、東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤です。

皆さんはインターネットバンキングを利用していますか？毎月の支払業務のために銀行を往復する時間は、積み上げてみるとバカになりません。今回は、そんな支払業務について、インターネットバンキングを利用して効率化する方法について解説したいと思います。

 

インターネットバンキング

インターネットバンキングとは、オフィスにいながらインターネット経由で残高照会や振込、振替、税金や各種料金の支払い、入出金の確認などができるサービスです。

銀行のATMや窓口で行っていた支払業務が、インターネットバンキングを使えば手もとのパソコンで行うことができるのです。

入出金のデータをCSVファイルで落として、そのデータを少し加工して会計ソフトに入れることもできます。そうすれば、銀行に行く時間だけでなく、会計ソフトに入力する時間まで効率化することがでます。いままでは通帳を見ながら預金出納帳を作成して、それをもとに会計ソフトに入力するなど、手間のかかっていた作業が、何回かパソコンでクリックするだけで済んでしまうようになります。
具体的やり方などは税理士に相談してみてください。でもITに強い税理士でないとちょっと難しいかもしれません。

 

インターネットバンキングの利用料金

インターネットバンキングの利用料金、ネット振込料は銀行によって大きく差があります。そのため、すでに口座を持っている銀行でインターネットバンキングを申し込むのではなく、インターネットバンキング用に新しい口座を作った方がいいかもしれません。
一般的にネット系の銀行の方が安い傾向にあるのでオススメですが、利用できるATMやセキュリティの質、補償内容など総合的に勘案して選んでください。

 

インターネットバンキングの注意点

このようにインターネットバンキングは大変便利ですが、注意しなければいけない点もあります。

それは不正送金によるリスクです。

警視庁の発表によると、2013年にインターネットバンキングでの不正送金の被害に遭った口座は１３１５件あり、そのうち９６％が個人名義とのことです。その手口の大半は、コンピューターをウイルスに感染させ、取引に使うＩＤやパスワードを盗んで行うものでした。

インターネットバンキングの不正送金の被害にあった場合、全国銀行協会の取り決めで個人口座の被害は過失がない場合全額が保護されますが、法人口座の被害については、補償の対象外となっていています。法人口座の場合は、個人口座以上にセキュリティを強化したり電子証明書方式をご導入したりするなどの対策が必要です。

インターネットバンキングを使う口座は支払専用口座にして、必要以上に残高を残さないようにするのも良いと思います。

少し古いデータですが、総務省の「情報通信産業・サービスの動向・国際比較に関する調査研究」によると、2010年の日本のインターネットバンキングの普及率は1割程度しかありません。この不正送金のリスクを考えてなかなか普及しないのかもしれませんね。

 

おわりに

支払業務の効率化については、｢支払日の統一で支払業務を効率化しよう｣も合わせてチェックしてみてください。

最後まで読んで頂きましてありがとうございます。

その他の税金や節税、起業などについては情報の一覧をご覧ください。

東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤でした。

はじめに

こんにちは、東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤です。

皆さんは取引先への支払いのために毎月何回くらい銀行に足を運んでいますか？銀行への往復、窓口やATMでの待ち時間で、どのくらいの時間を費やしているでしょうか？その時間を積み上げてみると、けっこうな時間になることにビックリするでしょう。
今回は、そんな支払業務について、支払日を統一して効率化する方法について解説したいと思います。

 

5、10日(ごとおび)

｢ごとおび｣とは、毎月の5日、10日、15日、20日、25日、30日のことをいいます。ここに月末日を加える場合もあります。日本ではこの｢ごとうび｣が様々な支払日となっている場合が多く、この日の金融機関は支払業務でとても混雑します。

 

支払業務は事務負担が大きい

支払業務は、毎回の支払日ごとに請求書をピックアップして支払先と支払金額をまとめて、銀行の残高を確認して、上長のチェックを受けて、銀行に行って振込、帰ってきたら伝票に書いて書類をまとめるなど、多くの事務作業を要します。

毎月の5、10日(ごとおび)ごとに支払業務を行っていては、その事務負担はとても大きなものになります。それが支払日を統一して毎月1回で済めばとても楽になりますよね。

経理担当の従業員がいないフリーランス・個人事業主の方は、支払業務の時間を自分の本業に充てることができます。
経理担当の従業員がいる法人などの場合なら、残業時間を減らしたり、別の仕事をしてもらうことがでます。

 

支払日の統一は自分だけではできません

それじゃあ、今日にでも支払日を統一しよう、と思ってもそうはいきません。あたりまえのことで恐縮ですが、支払日の統一は自分だけでは決定できず、取引相手の同意があってはじめて実行できます。

社内的なことよりも、ここが一番難しいところです。取引先が大企業だとなかなかうまく行きませんが、中小企業なら案外あっさりとOKしてくれるところも少なくありません。

 

人件費を考える

支払日を統一すると業務が効率化されることはなんとなく分かったけど、いまいちピンとこない方もいらっしゃると思います。具体的な数字で見てみましょう。

人件費は単価×時間です。支払業務にかかる人件費を考えてみます。

毎月6回ある5、10日(ごとおび)ごと支払業務で銀行に行くとして、その準備と往復で1回あたり2時間かかるとします。会社勤めの方の平均時給が2,500円くらいです。

それが月1回で済むとなると

その差額は毎月25,000円になります。
年間では、

になります。

年間で300,000円も経費を削減できるのです。

これだけの利益を出そうとすると、どれだけの売上が必要になるのでしょうか。中小企業の売上高経常利益率は5%あれば優秀な部類に入ります。仮に5%だとすると

つまり、支払日を統一して支払業務を効率化することで年間6百万円の売上を上げることと同じ効果が生まれるのです。

 

おわりに

チリも積もれば山となります。細かい経費の削減を積み重ねることによって、利益の出る強い財務体質になることができるのです。

支払業務の効率化については、｢インターネットバンキングで支払業務を効率化しよう｣も合わせてチェックしてみてください。

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東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤でした。

はじめに

こんにちは、東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤です。

みなさんの会社にある小口現金、経理担当の方は細かい経費精算や毎日の残高チェックに貴重な時間を割かれていることだろうと思います。あたりまえですが、管理するものが少なければ手間は減ります。
今回は、仕事の効率化シリーズとして、そんな小口現金の廃止を提案したいと思います。

 

小口現金とは

小口現金とは、日々の細かな支払いや、従業員の経費精算などのために手もとに用意しておく現金のことで、手提げ金庫の中に数万円程度ストックしておくものです。手提げ金庫の中の小口現金は、入出金のたびにその内容を出納帳に書き込み、毎日の業務終了後は残高を数えて会計帳簿と一致しているかを確認しなければいけません。何10円か合わなくて、もう一度数え直したり、領収書とチェックしたりと、僅かな額のためにどれだけの時間を費やしたのかと苦い思い出がある方も多いことでしょう。

このように小口現金の管理は、経理担当者のけっこうな量の手間と時間を取っているのです。経理担当者だけでなく、その他の従業員にとっても、そのつど小口現金で経費精算をするのは非常に面倒です。盗難や紛失のリスクもあるでしょう。そして考えたくはないですが従業員の横領も起きるかもしれません。

手間と時間がかかり、面倒で、しかも盗難や紛失、横領のリスクがある小口現金なんか廃止しましょう、というのが今回の提案です。

 

小口現金を廃止するメリット

小口現金を廃止することで下記のようなメリットが生まれます。

• 毎日業務の終了後に、小口現金残高を数えて帳簿と一致していることを確認しなくて済む
• 従業員の経費精算を1ヶ月分まとめてすることで、経理担当者と従業員双方の効率化につながる
• 小口現金の盗難や紛失、横領というリスクから開放される

 

小口現金を廃止する方法

会社の小口現金を廃止するということは、従業員が経費精算したくてもその場でできません。また会社に集金が来たときに現金払いで支払う必要のある経費についても従業員がいったん立て替えて後日精算することになります。

この従業員が立て替えている経費の精算のために、従業員に1ヶ月分の経費精算をまとめて経費精算明細に記入させ提出させます。そして給料と一緒に精算額を支払うのです。

具体的にはこのようやります。

1. 従業員が経費の支払いを会社に代わって立て替え払いします。
2. 従業員は1日～31日までの1か月の間に立て替えた経費を経費精算明細に記入して、翌月あたまに領収書とともに会社に提出します。
3. 会社は、従業員が立て替えた経費を給料とともに支払います。

はじめは経費精算明細を書くのが面倒でしょう。しかし毎月決まった支払いがあるものは経費精算明細のフォーマットに落とし込むなど、どんどん経費精算明細のフォームをカスタマイズしていけば、いずれは驚くほど簡単になると思います。

そして、クレジット払いや銀行振込ができる支払いはそちらに移行して、そもそもの現金払いを減らすことも大切です。

 

小口現金廃止のデメリット

小口現金を廃止するデメリットは、従業員が立て替えて払った経費の精算が遅くなってしまうことです。この点は従業員を説得するしかないのですが、どうしてもダメなら従業員に一定額を前渡ししておくという方法もあります。

 

おわりに

小口現金の廃止に興味をもたれたでしょうか。慣れないうちは少し大変かもしれません。小口現金を廃止した私のお客様で、｢小口現金を廃止しなければ良かった｣と言っているお客様は1社もありません。ぜひチャレンジしてみてください。

最後まで読んで頂きましてありがとうございます。
その他の税金や節税、起業などについては情報の一覧をご覧ください。

東京都港区の税理士法人インテグリティ、公認会計士・税理士の佐藤でした。